Entrée en vigueur : septembre 20240322 Saint-Charles SEC (« Espace Roomi ») s’engage à traiter les renseignements personnels qu’elle détient dans le respect de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (réf : Loi 25). Nous accordons une importance particulière à la protection des renseignements personnels que vous nous confiez, et vous pourrez constater que nos standards méritent la confiance que vous nous témoignez à cet égard.

La présente politique de protection des renseignements personnels (« Politique ») a pour but d’expliquer nos pratiques en matière de cueillette, d’utilisation, de divulgation et de conservation des renseignements personnels. En nous fournissant des renseignements personnels (par l’intermédiaire de notre site Web, en remplissant nos formulaires requis par la nature de nos activités, par une réponse à une infolettre provenant de nous, par courriel, en personne ou par téléphone), vous acceptez que ceux-ci soient traités conformément à ce qui est indiqué dans la présente Politique, et vous autorisez Espace Roomi, ses tiers et ses fournisseurs de services à traiter vos renseignements personnels aux fins énoncées ci-dessous.

Si vous ne consentez pas à ce que Espace Roomi recueille, utilise et divulgue vos renseignements personnels conformément à la présente Politique, veuillez vous abstenir de nous communiquer des renseignements personnels. Bien entendu, certains services ne peuvent vous être offerts que si vous fournissez à Espace Roomi de l’information de cette nature; par conséquent, il se peut que Espace Roomi ne soit pas à même de vous offrir ces services si vous décidez de ne pas lui transmettre les renseignements personnels nécessaires.

CHAMP D’APPLICATION

Cette Politique s’applique à tous les renseignements personnels recueillis, utilisés ou communiqués par Espace Roomi ou d’autres dans le cadre de nos services professionnels, en vous abonnant à nos communications ou lors de la navigation sur notre site Web.

La présente Politique ne s’applique pas aux services offerts par des tiers auxquels il est possible d’accéder en cliquant sur des liens qui se trouvent sur notre site Web. Si vous suivez un lien vers un site Web de tiers, celui-ci disposera de ses propres politiques sur la protection des renseignements personnels, lesquelles politiques vous devrez examiner avant de soumettre tous renseignements personnels.

Cette Politique ne s’applique pas au traitement des renseignements personnels de nos employé(e)s.

RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLIS

Un renseignement personnel est une information qui se rapporte à une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier.

Nous pouvons recueillir et traiter différents types de renseignements personnels dans le cadre de nos activités et de notre prestation de services, y compris :

  • des renseignements d’identifiants et de coordonnées, comme un prénom, nom, adresses courriel et postale, numéros de téléphone, numéro d’assurance sociale, de permis de conduire ou de passeport, un permis de travail/séjour;
  • des renseignements démographiques, comme une date de naissance, le genre ou la citoyenneté;
  • des renseignements financiers, comme une adresse de facturation, de l’information relative à un compte bancaire ou des données de paiement, l’état de vos finances, le nom de votre employeur, votre salaire et les renseignements nécessaires à la délivrance des formulaires fiscaux;
  • des renseignements relatifs au marketing, tels que les préférences de communication, des commentaires et des réponses à des sondages sur l’utilisation de notre site Web, et d’autres renseignements techniques, comme des détails concernant vos visites sur nos sites Web, votre interaction avec notre publicité et notre contenu en ligne, ou des renseignements recueillis au moyen de témoins et d’autres technologies de suivi;
  • des renseignements sur les contacts en cas d’urgence, comme les noms, coordonnées et nature de la relation;
  • des renseignements relatifs au recrutement, comme un curriculum vitae, des renseignements sur la scolarité et les antécédents professionnels, des détails concernant les affiliations professionnelles et d’autres renseignements pertinents à un recrutement potentiel.

Si vous nous fournissez des renseignements personnels au sujet d’autres personnes (comme une caution), vous devez au préalable vous assurer de les avoir dûment avisés que vous nous fournissez leurs renseignements et d’avoir obtenu leur consentement à une telle communication de ces renseignements.

MOYENS UTILISÉS POUR COLLECTER VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Données collectées automatiquement

Lors de votre navigation sur notre site Web et conditionnellement à ce que vous ayez accepté l’utilisation des témoins (cookies), nous pouvons automatiquement recueillir et conserver les renseignements suivants directement ou via nos fournisseurs, tels que Google Analytics :

  • votre adresse IP.

Données recueillies de façon non automatique

Nous obtenons vos renseignements personnels directement auprès de vous avec votre consentement et lors de nos interactions avec vous, notamment comme suit :

  • lors de votre inscription à notre infolettre;
  • lorsque vous communiquez avec nous par courriel ou par téléphone dans le but d’obtenir des renseignements sur notre offre (logement, terrain, emploi, etc.);
  • lorsque vous remplissez notre formulaire de Demande de location;
  • lorsque vous remplissez un bail de location;
  • lorsque vous remplissez tout autre document nous permettant de vous offrir nos services de location.

Nous collectons également des renseignements personnels que vous rendez accessibles au public, notamment sur les médias sociaux tels que LinkedIn, Facebook et Instagram.

CONSENTEMENT

Lorsque nous recueillons des renseignements personnels à votre sujet conformément à la présente Politique, nous obtenons votre consentement manifeste, libre et éclairé afin de les utiliser aux fins pour lesquelles ils sont recueillis.

Espace Roomi doit obtenir votre consentement pour utiliser vos renseignements à d’autres fins, pour les communiquer à des tiers autres que les exceptions prévues par la loi.

Si vous ne consentez pas à la collecte, à l’utilisation et au partage de vos renseignements personnels, il est possible que nous ne puissions pas vous fournir les produits demandés, ou que la gestion de votre dossier s’en trouve compromise.

Le consentement doit être donné par vous ou par une personne dûment mandatée, tels un délégué ou un mandataire.

FINS AUXQUELLES LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS SONT RECUEILLIS

Espace Roomi doit recueillir des renseignements personnels vous concernant afin de vous fournir des services de haute qualité, confirmer votre identité, satisfaire aux exigences légales, prévenir la fraude ou régler les questions concernant la relation qui nous unit.

Nous nous efforçons de limiter la quantité de renseignements personnels que nous recueillons à ce qui est strictement nécessaire et approprié aux fins déterminées. Nous n’utiliserons ni ne divulguerons vos renseignements personnels à d’autres fins que celles pour lesquelles ils ont été recueillis.

Nous pouvons utiliser les renseignements personnels de l’une ou l’autre des manières indiquées ci-après :

  • afin de pouvoir vous fournir nos services, vous offrir une infolettre, vous communiquer des informations ou vous offrir des sondages;
  • pour exécuter nos obligations découlant de toute entente conclue entre vous et nous;
  • afin de faciliter l’utilisation de nos sites Web, de s’assurer que le contenu est pertinent, et de s’assurer que le contenu de nos sites Web est présenté de la manière la plus efficace pour vous et pour votre appareil;
  • à des fins de marketing et de développement de notre activité;
  • pour réaliser des analyses permettant de comprendre les profils de notre clientèle afin de mieux élaborer nos services et nos offres;
  • pour obtenir des statistiques et analyses de performance à l’égard de notre site Web, notamment, par le biais de fichiers témoins analytiques comme Google Analytics, pour améliorer et administrer celui-ci, et pour obtenir des statistiques et analyses de performance à l’égard de nos communications par courriel;
  • à des fins de recrutement et pour nous permettre de traiter des demandes d’emploi et d’évaluer si une personne répond aux exigences du poste pour lequel elle pourrait postuler;
  • pour effectuer d’autres vérifications d’antécédents qui pourraient être notamment requises à tout moment aux termes de la loi ou de la réglementation applicable et/ou selon les pratiques exemplaires dans le domaine (si des renseignements faux ou inexacts sont fournis ou si une fraude est constatée ou soupçonnée, de l’information pourrait être transmise à des organismes de prévention de la fraude);
  • pour faire respecter nos droits, pour satisfaire à nos obligations légales ou réglementaires en matière de communication d’information ou pour protéger les droits de tiers.

AVEC QUI NOUS PARTAGEONS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 

Vos renseignements personnels sont conservés pour notre usage interne afin de nous permettre de réaliser les activités liées à notre type d’entreprise, notamment la vente de terrains et la location résidentielle et commerciale.

Nous partageons également vos renseignements personnels avec nos fournisseurs de services.

Nous limitons les renseignements que nous fournissons à ces fournisseurs de services aux seuls renseignements qui sont raisonnablement nécessaires pour leur permettre de s’acquitter de leurs fonctions. Voici les catégories de tiers avec qui nous partageons vos renseignements personnels :

  • des tiers fournisseurs de services et/ou partenaires, notamment ceux qui nous permettent de réaliser nos activités d’entreprise, tels que Hopem (tâches comptable), UseWalter (plateforme de communication), Banque Nationale du Canada (collecte des loyers), CORPIQ (enquêtes de crédit), etc.;
  • des fournisseurs de services en technologie de l’information, afin de développer nos applications, d’héberger et d’entretenir nos sites Web;
  • des partenaires de marketing, tels que Google, Facebook, et Instagram, Mail chimp ou CyberImpact pour promouvoir nos contenus et nos offres lorsque, par exemple :
    • vous visitez notre site Web;
    • vous visualisez nos vidéos sur une plateforme tierce telle que YouTube;
    • vous vous inscrivez à nos infolettres;
    • ces tiers peuvent utiliser des fichiers témoins, pixels invisibles ou autres technologies similaires sur votre disque dur pour collecter ou recevoir des informations à propos de votre navigation sur notre site Web et ailleurs sur Internet. Ces technologies permettent de diffuser des publicités pertinentes et ciblées en fonction de vos centres d’intérêt.

Il se peut que nous soyons obligés de partager vos renseignements personnels avec les autorités si nous y sommes forcés, notamment par suite d’une ordonnance d’un tribunal nous forçant à divulguer des renseignements personnels. Lorsque nous pourrons légalement et raisonnablement vous informer de cette communication, nous le ferons.

Nous pouvons, dans certaines circonstances, utiliser des fournisseurs de services à l’extérieur du Québec ou du Canada. Nous avons la responsabilité de nous assurer que les renseignements personnels transmis bénéficieraient alors d’une protection adéquate, notamment au regard des principes de protection des renseignements personnels généralement reconnus.

Chez Espace Roomi, l’accès à vos renseignements personnels n’est accordé qu’aux employés qui ont besoin d’y avoir accès. Nos employés doivent signer une entente de confidentialité avant d’avoir accès à des renseignements personnels.

COMMENT NOUS UTILISONS LES FICHIERS TÉMOINS (cookies) ET PIXELS INVISIBLES (pixel tags ou clear GIFs ou web beacons)

Nous utilisons des fichiers témoins pour différentes fins. Nous utilisons des fichiers témoins que nous installons nous-mêmes, mais également ceux de tiers. Si vous y avez consenti, ces tiers recueillent des données sur chaque site Web ayant un tel fichier témoin installé afin de nous fournir des données contextuelles en matière analytique, ou afin de nous permettre de vous cibler avec des publicités pertinentes.

Catégories de fichiers témoins et utilisation : 

  • Essentiels : les fichiers témoins essentiels sont utilisés afin de vous offrir nos services en ligne et notamment d’en assurer la sécurité. Ils sont essentiels à l’accès et l’utilisation de notre site Web, par exemple.
  • Fonctionnels : les fichiers témoins fonctionnels sont utilisés dans le cadre de fonctionnalités ou de services disponibles par le biais d’un site Web. Par exemple, ils mémorisent la langue d’affichage.
  • Analytiques : les fichiers témoins analytiques sont utilisés afin de mieux comprendre la performance de notre site Web, notamment le contenu qui est apprécié par les visiteurs, ou afin de mesurer l’impact de nos campagnes de sensibilisation.
  • Marketing : les fichiers témoins de marketing sont installés par des tiers afin de recueillir de l’information sur vos préférences de navigation et vos champs d’intérêt lorsque vous naviguez sur le Web. Ils permettent de vous cibler avec des publicités pertinentes.
  • Préférences : les témoins (cookies) de préférences permettent à un site Web de retenir des informations qui modifient la manière dont le site se comporte ou s’affiche, comme votre langue préférée ou l’appareil utilisé pour accéder au site Web (cellulaire, ordinateur, tablette, etc.).

Lorsque vous utilisez les boutons LinkedIn, Twitter ou autres boutons de partage disponibles, vous êtes dirigé vers une page contrôlée par ces entreprises, qui peuvent aussi placer des fichiers témoins (y compris des fichiers témoins de ciblage), et vous serez alors assujetti aux politiques concernant les témoins de LinkedIn, de Twitter ou tout autre site Web pertinent.

Pixels invisibles dans les courriels HTML 

Nos courriels de marketing (infolettres) renferment un « pixel invisible » unique propre à la campagne, qui nous avise si nos courriels sont ouverts et qui, combiné à une autre technologie, vérifie les clics sur les liens contenus dans le courriel. Nous pourrions utiliser cette information à diverses fins, notamment pour établir lesquels de nos courriels vous intéressent le plus et pour demander aux utilisateurs qui n’ouvrent pas nos courriels s’ils souhaitent continuer de les recevoir. Si vous ne souhaitez pas que le pixel soit téléchargé sur votre appareil, vous devriez choisir de ne pas cliquer sur les liens que nous vous envoyons.

COMMENT GÉRER VOS PRÉFÉRENCES QUANT AUX FICHIERS TÉMOINS

Vous pouvez retirer votre consentement à l’égard des fichiers témoins en tout temps en gérant vos préférences. Vous pouvez gérer vos préférences à l’égard des fichiers témoins directement dans votre navigateur, notamment en désinstallant ou bloquant certains fichiers témoins.

CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous ne conserverons les renseignements personnels que pour la durée nécessaire aux fins prévues dans la présente Politique et pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires.

STOCKAGE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Espace Roomi peut stocker et traiter vos renseignements personnels dans ses bureaux au Québec ou ailleurs. Dans le but de garantir la confidentialité de vos renseignements personnels, Espace Roomi a recours à des mesures sécuritaires qui sont appropriées à la nature des renseignements, notamment des mesures qui relèvent de la technologie, du milieu physique ou de l’organisation. Entre autres, il est prévu de restreindre l’utilisation de documents papiers, de former le personnel en conséquence, de limiter l’accès aux renseignements, lesquels ne seront divulgués que sur une base ponctuelle, d’avoir recours à des mots de passe et de mettre en place des politiques et des pratiques internes bien définies.

Dans la mesure où Espace Roomi a recours à des fournisseurs de services tiers qui stockent ou traitent des renseignements personnels en notre nom (par exemple, des services de stockage et de traitement de données, des services d’infonuagique ou d’hébergement d’applications ou encore des services de bureau), nous avons recours à des moyens contractuels et à d’autres mesures pour garantir la prestation d’un niveau de protection comparable pendant que les renseignements personnels sont stockés, manipulés ou traités par ces fournisseurs externes.

MESURES DE SÉCURITÉ

Nous suivons les normes généralement acceptées dans le secteur pour protéger les renseignements personnels qui nous sont soumis, tant au moment de leur transmission qu’une fois que nous les avons reçus. Nous maintenons des mesures de protection physiques, techniques et administratives appropriées pour protéger les renseignements personnels contre une destruction accidentelle ou non conforme aux lois, une modification, une divulgation ou un accès non autorisé, un mauvais usage ou toute autre forme illégale de traitement des renseignements personnels en notre possession. Nous prévoyons prendre des mesures physiques, administratives et organisationnelles raisonnables pour protéger les renseignements personnels, notamment :

  • accorder un accès aux renseignements personnels selon le besoin;
  • minimiser les privilèges informatiques accordés au minimum requis pour la fonction d’un employé;
  • mise en place d’une entente de confidentialité avec nos employés;
  • formations à l’égard des employés en matière de protection des renseignements personnels;
  • utilisation de mesures de sécurité techniques et opérationnelles, comme :
    mise en place d’un protocole de sauvegardes;

    • utilisation de pare-feu et d’antivirus;
    • politique de mots de passe forts et utilisation de solutions logicielles sécuritaires pour la gestion des accès et leur partage;
    • authentification multifacteur (MFA) pour se connecter à des plateformes infonuagiques;
    • utilisation du protocole SSL (Secure Sockets Layer);
    • examen périodique des mesures de protection de la vie privée.

Cependant, aucune méthode de transmission par Internet ni aucun moyen de stockage électronique ne sont sécuritaires à cent pour cent. Nous ne pouvons donc pas assurer ou garantir la sécurité des renseignements que vous nous transmettez ou nous fournissez, et vous le faites à vos propres risques. Nous ne pouvons pas non plus garantir que de tels renseignements ne seront pas consultés, obtenus, divulgués, modifiés ou détruits par suite de la violation de nos mesures de protection physiques, techniques ou administratives. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec nous à vieprivee@lsr.ca. S’il survenait un incident de confidentialité touchant vos renseignements personnels, nous nous engageons à vous aviser dans les meilleurs délais à la suite de notre connaissance de cet incident.  Nous prendrons les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et ainsi éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent.

VOS DROITS À L’ÉGARD DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Dans certaines circonstances et conformément aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels, une personne dispose des droits suivants :

  • droit d’accès : le droit d’avoir confirmation de l’existence d’un traitement de renseignements personnels la concernant et le droit d’obtenir communication de ces renseignements personnels sous réserve, le cas échéant, du paiement d’une somme monétaire n’excédant pas le coût de la transcription, de la reproduction ou de la transmission;
  • droit de retrait de consentement : le droit de retirer son consentement à une technologie d’identification, de localisation ou de profilage et des moyens offerts pour activer ces fonctions;
  • droit de rectification : le droit de demander de faire rectifier tout renseignement personnel incomplet ou inexact que nous détenons;
  • désindexation : le droit de demander de cesser de diffuser ses renseignements personnels ou de désindexer tout hyperlien rattaché à son nom donnant accès à des renseignements si cette diffusion lui cause préjudice ou contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire (droit à l’effacement ou à l’oubli);
  • anonymisation : le fait que notre organisme puisse au lieu de les détruire, anonymiser de manière irréversible les renseignements personnels pour les utiliser, mais uniquement à des fins sérieuses et légitimes;
  • droit à l’information−décision : le droit d’être informé lorsque vous faites l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé;
  • droit à l’information−technologie : le droit d’être informé lors du recours à une technologie d’identification, de localisation ou de profilage et des moyens offerts pour activer ces fonctions.

Si vous communiquez avec nous, nous pourrions requérir des renseignements personnels additionnels afin de valider votre identité. Si nous ne pouvons accepter votre demande, nous vous informerons du motif de refus. Si vous êtes en désaccord avec notre décision, vous pouvez contacter de nouveau notre Responsable de la protection des renseignements personnels, et nous ferons une nouvelle étude de votre requête. Autrement, vous pouvez exercer vos droits auprès de la Commission d’accès à l’information, ou l’autorité responsable dans votre juridiction, si vous êtes domicilié hors du Québec.

POUR COMMUNIQUER AVEC NOUS

Pour toute question au sujet de cette Politique, de la collecte, de l’utilisation, de la divulgation ou du stockage de vos renseignements personnels, ou pour en savoir plus sur nos politiques et nos pratiques relatives, veuillez communiquer avec l’une de nos agentes de la protection de la vie privée.

Par courriel :

vieprivee@lsr.ca

Par la poste :

925 Saint-Charles SEC (« Espace Roomi »)
À l’attention du responsable de la protection des renseignements personnels
102-333, rue Riverside
Saint-Lambert (Québec) J4P 1A9

MISE À JOUR DE LA PRÉSENTE POLITIQUE

Les lois sur la protection de la vie privée changent rapidement; par conséquent, il se peut que la présente politique soit modifiée par Espace Roomi, à sa seule discrétion, sans préavis et sans que la responsabilité de Espace Roomi soit engagée envers vous ou une autre personne. La collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels par Espace Roomi seront régies par la version en vigueur de la présente politique.

La présente politique a été mise à jour pour la dernière fois en septembre 2023.